fbpx

G Suite là gì? Lợi ích khi sử dụng G Suite có thể bạn chưa biết.

Đăng lúc: 12:20 24/10/2019 -

G Suite là gì mà được các doanh nghiệp quan tâm đến vậy, thậm chí còn được đánh giá là giải pháp làm việc hiệu quả cho các doanh nghiệp trong thời đại số hiện nay? Hãy cùng dành chút thời gian tìm hiểu về G Suite để có thêm những thông tin bổ ích liên quan G Suite, một trong những ứng dụng nổi bật được phát triển bởi ông lớn Google nhé!

G Suite là gì?

G Suite (trước đây còn được gọi với cái tên Google Apps for Business hay Google Apps for Work) là một bộ ứng dụng năng suất điện toán đám mây, các công cụ phần mềm cộng tác và phần mềm được cung cấp bởi Google dựa trên cơ sở đăng ký thuê bao.

G Suite bao gồm các ứng dụng web phổ biến của Google như Gmail, Google Drive, Google Calendar, Google Docs, Google Drive. Mặc dù hầu hết các sản phẩm này đều miễn phí cho tất cả mọi người, G Suite cũng bổ sung thêm những tính năng cấp doanh nghiệp cho các thuê bao của mình. Chẳng hạn như ứng dụng lịch có thể chia sẻ, lưu trữ đám mây không giới hạn (tùy chọn), những tính năng kiểm soát nâng cao dành cho admin (thêm và xóa user), xác minh hai bước và công cụ di chuyển dữ liệu đơn giản để chuyển tất cả dữ liệu có giá trị của công ty sang G Suite, tính năng quản lý thiết bị di động (cho phép bạn kích hoạt hoặc hủy kích hoạt thiết bị di động), kiểm soát ứng dụng xấu nào được bật và xóa từ xa trong trường hợp nhân viên sử dụng thiết bị của công ty với mục đích xấu,…

Các tính năng chính của G Suite là gì?

Gmail

Ra mắt phiên bản hạn chế vào ngày 1 tháng 4 năm 2004 và chính thức trở thành ứng dụng mở dành cho tất cả mọi người vào năm 2007, Gmail hiện là dịch vụ email trên web phổ biến nhất trên thế giới.

Phiên bản miễn phí của Gmail dành cho người sử dụng với các tính năng phổ biến bao gồm 15GB dung lượng lưu trữ miễn phí, hội thoại phân luồng, năng lực tìm kiếm mạnh cùng giao diện app- like. Ngoài những tính năng tương tự như phiên bản miễn phí, Gmail trong G Suite còn được bổ sung thêm một số tính năng dành riêng cho những người dùng doanh nghiệp bao gồm:

– Email tùy chỉnh bao gồm tên miền riêng của khách hàng (@congtycuaban.com)

– Đảm bảo thời gian hoạt động không ngắt quãng lên đến 99,9%

– Hỗ trợ khách hàng 24/7

– Lưu trữ không giới hạn hoặc giới hạn 30GB chia sẻ với Google Drive, tùy thuộc vào gói dịch vụ mà khách hàng lựa chọn.

– Không có quảng cáo

– Google Apps đồng bộ cho Microsoft Outlook

Google Drive

Phiên bản người dùng thông thường của Google Drive được phát triển với các tính năng có thể tải bất kỳ loại tập tin nào lên đám mây, chia sẻ chúng với những người khác và truy cập chúng từ bất kỳ máy tính, máy tính bảng, hay điện thoại thông minh nào. Với Google Drive, người dùng có thể dễ dàng đồng bộ tập tin giữa các máy tính của họ với đám mây bằng một ứng dụng dùng cho máy tính để bàn, cho Mac và PC. Ứng dụng này sẽ đặt một thư mục đặc biệt trên máy tính của họ, theo đó mọi thay đổi trên tập tin sẽ được đồng bộ lên Drive, trên web và trên các thiết bị. Phiên bản Google Drive dành cho người hiện nay giới hạn 15GB dung lượng lưu trữ chia sẻ trên Gmail, Drive và Google+ Photo.

Ngoài những tính năng này, phiên bản Google Drive dành riêng cho doanh nghiệp sẽ được bổ sung thêm các tính năng ưu việt như sau:

– Lưu trữ không giới hạn hoặc giới hạn 30GB chia sẻ với Gmail, tùy thuộc vào gói dịch vụ mà khách hàng lựa chọn.

– Hỗ trợ khách hàng 24/7

– Lập báo cáo và kiểm toán tiên tiến

– Kiểm soát chia sẻ, cho phép duy trì tính riêng tư của các tập tin cho đến khi khách hàng quyết định chia sẻ chúng với đối tượng khác.

Google Docs, Sheets, Slides, và Forms

Google Docs, Sheets, Slides, và Forms hoạt động trên mọi trình duyệt web cũng như trên mọi thiết bị di động hỗ trợ web. Các tài liệu (Docs), bảng tính (Sheets), thuyết trình (Slides) và khảo sát (Forms) đều có thể được chia sẻ, bình luận và đồng biên tập theo thời gian thực. Các tính năng được bổ sung trong G Suite bao gồm:

– Lịch sử sửa đổi không giới hạn, cho phép lưu giữ tất cả những thay đổi ở một nơi an toàn.

– Khả năng truy cập ngoại tuyến, cho phép mọi người làm việc trên các tài liệu của họ ngay cả khi họ không kết nối internet.

Google Sites

Với Google Sites, mọi người có thể tạo, chỉnh sửa các trang web ngay cả khi họ không quen thuộc với thiết kế web hay HTML. Mọi người hoàn toàn có thể xây dựng các trang web từ đầu hoặc từ các trang mẫu, tải lên các nội dung như hình ảnh và video đồng thời kiểm soát quyền truy cập bằng cách trao quyền cho những thích hợp để họ có thể xem và chỉnh sửa mỗi trang.

Khi được cung cấp như một phần của G Suite, khách hàng doanh nghiệp có thể sử dụng Google để xây dựng các trang mạng nội bộ công ty, trang web dự án hay các trang web mở dành cho công chúng.

Google Hangouts

Google Hangouts, ứng dụng cho phép lên đến 10 người cho phiên bản tiêu dùng và lên đến 15 người cho phiên bản doanh nghiệp cùng tham gia đàm luận từ máy tính hoặc thiết bị di động của họ. Những người tham gia đàm luận có thể chia sẻ màn hình của họ, xem và làm việc mọi thứ cùng nhau. Không chỉ dừng lại ở đó, ứng dụng Hangouts On Air còn cho phép mọi người phát sóng trực tiếp chương trình lên Google+, YouTube hay các trang web của họ.

Khi được cung cấp là một phần của G Suite, Google Hangouts hỗ trợ lên đến 15 người tham dự, các quản trị viên có quyền giới hạn Hangouts chỉ cho những người trên cùng một tên miền giúp hạn chế sự truy cập của những người ngoài.

Google Calendar

Google Calendar (Lịch trực tuyến của Google) là một ứng dụng lịch tích hợp, chia sẻ và trực tuyến và là sản phẩm được thiết kế dành cho các nhóm làm việc.Với Google Calendar, các doanh nghiệp có thể tạo ra các lịch biểu nhóm đặc biệt và chia sẻ chúng rộng rãi trong công ty đồng thời có thể được ủy thác cho người khác để quản lý lịch biểu và các sự kiện cụ thể.

Ngoài ra,  mọi người cũng có thể sử dụng Google Calendar để kiểm tra tình trạng của các phòng họp hay của các nguồn tài nguyên chia sẻ khác để sắp lịch cụ thể cho các sự kiện.

Các tính năng hữu ích của Google Calendar trong G Suite bao gồm:

– Dễ dàng chia sẻ lịch với đồng nghiệp hay những người khác để kiểm tra tài nguyên khả dụng

– Sắp xếp lịch biểu của các đồng nghiệp vào một khung nhìn giúp nhanh chóng tìm kiếm thời gian khả dụng cho tất cả mọi người.

– Đồng bộ lịch, tích hợp trên các thiết bị di động

– Cho phép xuất bản lịch cho trang web và tích hợp vào Google Sites

– Đặt lịch trước cho việc sử dụng phòng họp và các tài nguyên chia sẻ chung.

Google Apps Vault

Google Apps Vault, là một dịch vụ lưu trữ và eDiscovery độc quyền cho các khách hàng Google Apps, chính thức ra mắt thị trường vào 2012. Google Apps Vault cho phép người dùng tìm kiếm và duy trì các thông điệp email có thể có liên quan đến việc kiện tụng.

Vault cũng mang đến khả năng quản lý các dữ liệu của doanh nghiệp một cách thông suốt, tuân thủ và điều tiết. Ngoài ra, người dùng Vault cũng có thể tìm kiếm, xem trước và xuất các tập tin Google Drive một cách dễ dàng.

Lợi ích của G Suite là gì?

Thực tế, G Suite mang đến rất nhiều lợi ích cho người dùng thông thường, doanh nghiệp và cả kỹ sư công nghệ. Những lợi ích nổi bật nhất có thể bao gồm:

Lợi ích của G Suite với người dùng

– Cung cấp khả năng truy cập kho dữ liệu mọi lúc, mọi nơi

– Cho phép lưu trữ và chia sẻ dữ liệu với dung lượng lớn (hoặc không giới hạn hoặc 30GB tùy theo gói dịch vụ mà khách hàng đăng ký).

– Cung cấp ứng dụng gửi email thông minh với bộ lọc chống spam hiệu quả.

– Dễ dàng liên lạc với đối tác/khách hàng thông qua ứng dụng chat và video call (Hangouts).

– Cho phép chỉnh sửa tài liệu trực tuyến với bộ Office tiện dụng.

– Cung cấp khả năng bảo vệ dữ liệu tốt hơn nhờ nền tảng điện toán đám mây.

Lợi ích của G Suite với kỹ sư công nghệ

– Chi phí cố định rất thấp (thông thường chỉ từ 2.5 USD/user)

– Bỏ qua việc sử dụng phần cứng giúp tiết kiệm chi phí hiệu quả (không cần cài đặt phần mềm, lắp đặt hay bảo trì,…)

– Dễ dàng tích hợp với các ứng dụng liên quan nhờ nền tảng điện toán đám mây.

– Không mất chi phí bản quyền.

Lợi ích của G Suite với doanh nghiệp

– Tiết kiệm chi phí lưu trữ tài liệu cho doanh nghiệp

– Tăng năng suất lao động và hiệu quả làm việc chung

– Mang đến giải pháp linh hoạt giúp triển khai các thay đổi trong doanh nghiệp một cách nhanh chóng.

– Hỗ trợ xây dựng một môi trường làm việc khoa học cho đội ngũ nhân viên nhờ ứng dụng công nghệ hiện đại.

– Giảm bớt gánh nặng về điều hành, từ đó giúp doanh nghiệp có thêm nguồn lực tập trung vào phát triển kinh doanh.

Đánh giá ưu nhược điểm của G Suite là gì?

Ưu điểm của G Suite là gì?

– Giao diện thân thiện, đơn giản, dễ sử dụng.

– Nhiều tiện ích đặc biệt, cao cấp (chẳng hạn như gmail dành cho doanh nghiệp có dung lượng lưu trữ lên tới 30GB hoặc thậm chí là không giới hạn dung lượng lưu trữ).

– Dễ dàng gọi video call, chat, lưu trữ, chia sẻ tài liệu, thiết lập lịch việc, từ đó giúp nâng cao hiệu suất công việc.

– Tất cả các tài liệu đều được lưu trữ trên cloud nên người dùng có thể dễ dàng trung cập trên bất cứ thiết bị nào và ở bất cứ nơi đâu.

Nhược điểm của G Suite là gì?

– Server máy chủ không được đặt ở Việt Nam. Trong trường hợp xảy ra các vấn đề về kỹ thuật thì dữ liệu mà bạn đã lưu trữ có khả năng biến mất là rất cao.

– Doanh nghiệp có càng nhiều user sử dụng thì phí dịch vụ cũng sẽ ngày càng tăng lên. Đây cũng chính là lý do tại sao các doanh nghiệp lớn khi áp dụng G Suite thường “đắt đỏ” hơn so với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, có ít nhân viên hơn.

Giá của S Suite là bao nhiêu?

Hiện tại, “ông lớn” Google đang cung cấp 3 gói G Suite với các tính năng và mức phí khác nhau. Cụ thể:

G Suite Basic: Dung lượng lưu trữ tối đa cho Gmail và Google Drive là 30GB. Cung cấp nhiều ứng dụng hỗ trợ công việc như: Shared Calendar, video call, chat,… nhưng không có App Maker, Cloud search và Vault. Giá của gói G Suite Basic là 50.4 USD/user/năm.

G Suite Business: Về cơ bản giống gói G Suite Basic nhưng cho phép người dùng lưu trữ không giới hạn trên cloud và bổ sung thêm một số tính năng  như Vault, Cloud Search đồng thời có thể phát triển ứng dụng tùy chỉnh. Giá của gói G Suite Business này là 122.2 USD/user/năm.

G Suite Enterprise: Gói G Suite cao cấp nhất, được bổ sung thêm nhiều tính năng quản lý dữ liệu cao cấp và hệ thống bảo mật toàn diện. Giá của gói G Suite này là 300 USD/user/năm. (Mức giá cập nhật tại thời điểm tháng 10/2019).

Trên đây là một số chia sẻ về G Suite là gì, mong rằng có thể giúp các bạn có thêm những thông tin bổ ích về G Suite, những tính năng và lợi ích mà nó mang đến cho người sử dụng. Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp hay là một phần tử trong đó, một lời khuyên dành cho bạn, hãy cập nhật tất cả những ứng dụng cần thiết của G Suite, nó chắc chắn sẽ là giải pháp hiệu quả giúp bạn nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc.

Bình luận