fbpx

Outlook là gì? Phần mềm Outlook là gì? Mail outlook là gì ? và những lợi ích của nó có thể bạn chưa biết

Đăng lúc: 11:05 21/10/2019 -

Cùng với sự phát triển vượt bậc của mạng internet như hiện nay, việc kết nối mọi người cũng trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, dù ở bất cứ nơi đâu chúng ta cũng có thể dễ dàng liên lạc với nhau thông qua các nền tảng ứng dụng chat, trong đó email chính là ứng dụng liên lạc yêu thích và phổ biến nhất của dân văn phòng, các cơ quan, doanh nghiệp hiện nay. Và nhắc email thì chắc chắn không thể không nhắc đến Outlook là gì cùng những tiện ích mà nó đã và đang mang đến cho hàng triệu người dùng trên thế giới.

Phần mềm Outlook là gì hay Ms Outlook là gì?

Email, một trong những loại hình thư điện tử xuất hiện từ khá sớm và nhanh chóng trở thành một công cụ hỗ trợ không thể thiếu của nhiều người trong công việc nhờ sự tiện lợi của mình. Và đối với những người thường xuyên phải sử dụng Email thì việc quản lý Email chắc chắn sẽ là một phần không thể bỏ qua. Cũng chính vì thế, các nhân viên văn phòng, doanh nghiệp và kể cả sinh viên, những người thường xuyên sử dụng Email đã tìm đến những ứng dụng mail có thể mang đến cho họ nhiều tiện ích và sự tiện lợi hơn. Một trong số đó chính là Outlook.

Phần mềm Outlook, Mail Outlook hay Ms Outlook là phần mềm quản lý thông tin cá nhân của Microsoft, hỗ trợ người dùng Email quản lý thời gian, dung lượng của Email. Nhờ vậy mà người dùng Email có thể sắp xếp, quản lý và tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng hơn. Ngoài ra, Outlook còn hỗ trợ người dùng  trong công việc quản lý, quản lý liên lạc, ghi chú, tạp chí và duyệt web. Outlook có thể được sử dụng như một ứng dụng độc lập, hoặc cũng có thể làm việc với các ứng dụng kết hợp khác cho nhiều người dùng trong một tổ chức, chẳng hạn như chia sẻ các hộp thư và lịch biểu, trao đổi thư mục công cộng, danh sách SharePoint hay lịch trình cuộc họp.

Tuy nhiên, Microsoft Outlook không phải là một công cụ miễn phí, để sử dụng Outlook, bạn sẽ phải mua phiên bản hoàn chỉnh hoặc trả cước để sử dụng khi có nhu cầu.

Outlook có tác dụng gì?

Như đã nó ở trên, Outlook là một phần mềm chuyên dụng dùng để quản lý thông tin cá nhân, đặc biệt là để giúp bạn quản lý email hiệu quả nhất. Vậy những tác dụng cụ thể của Outlook là gì?

Đầu tiên, khi bạn sở hữu một tài khoản Outlook, dữ liệu cá nhân của bạn sẽ được đồng bộ hóa với tất cả các thiết bị điện tử (chỉ cần bạn có thể đăng nhập chúng bằng tài khoản của mình) đồng thời, Outlook cũng sẽ tự động kết nối với một loạt các ứng dụng và dịch vụ của Microsoft bao gồm OneDrive, OneNote, Skype, Office Online cùng nhiều tiện ích thú vị khác. Điều này giúp bạn có thể làm việc và quản lý mail linh động hơn, mọi lúc mọi nơi. Tất cả điều bạn có chỉ với một chiếc điện thoại được kết nối mạng và đăng nhập tài khoản Microsoft là có thể thu thập tất cả các dữ liệu liên quan đồng thời thao tác làm việc với chúng một cách vô cùng tiện lợi.

Tính năng tích hợp với các mạng xã hội phổ biến như Facebook, Twitter,… của Outlook cũng hứa hẹn mang đến cho người sử dụng những trải nghiệm mới mẻ và thật sự hữu ích. Nhờ đó, bạn có thể sử dụng song song vừa lướt mạng xã hội vừa check mail một cách dễ dàng, có thể thoải mái thư giãn mà không lo bỏ lỡ bất cứ Email nào trong công việc. Không dừng lại ở đó, Outlook còn cho phép bạn gửi những tệp tin có dung lượng cao một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn. Các tính năng chặn mail spam, đánh dấu hoặc chặn các email đặc biệt cũng được sử dụng một cách hiệu quả và an toàn.

Outlook Mail là gì?

Tài khoản Outlook Mail là email dịch vụ miễn phí được cung cấp bởi Microsoft. Các phiên bản hiện tại của email Outlook bao gồm Microsoft Outlook 2013 cho hệ điều hành Windows và 2011 cho Mac.

Outlook Mail được sử dụng hư là một ứng dụng e-mail và ngoài ra còn có thêm các tính năng khác như lịch, quản lý công việc, quản lý liên lạc, ghi chú…. Outlook Mail có khả năng tự động kết nối bạn với các ứng dụng và dịch vụ đi kèm của Microsoft như: OneDrive, Skype, Office Online, OneNote và nhiều tiện ích thú vị khác.

Các tiện ích khác của Microsoft

Hiện nay,  Outlook Mail được nhiều doanh nghiệp và các công ty sử dụng. Trong đó, nói về email đi kèm tên miền riêng thì đa số các doanh nghiệp Việt Nam đều sử dụng Outlook.

Các tính năng nổi bật của Outlook Mail

Quản lý Email hiệu quả dễ dàng cũng là một tác dụng nổi bật của Outlook Mail mà bạn không thể bỏ qua. Với Outlook, bạn có thể phân loại email trên những yêu cầu mà bạn tự đặt ra, dễ dàng quản lý email công việc và email cá nhân mà không bị nhầm lẫn hay xáo trộn. Ngoài ra bạn còn có thể thực hiện các lệnh gắn cờ theo dõi để nhận email một cách nhanh nhất có thể,…

Outlook Mail có phiên bản ứng dụng riêng trên desktop giúp người dùng có thể truy cập và quản lý công việc, email của mình dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, Outlook cũng có nhiều tính năng nổi bật khiến nhiều công ty, doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn sử dụng. 

Ưu và nhược điểm của Outlook là gì?

Ưu điểm của Outlook là gì?

Tốc độ truy cập nhanh, không gian lưu trữ rộng mở

Điểm đầu tiên thu hút đại đa số người dùng thường sử dụng tính năng Email trên Outlook hiện nay chính là tốc độ trung cập nhanh cùng không gian lưu trữ rộng rỡ, Email được sắp xếp theo dung lượng, thời gian nhận/gửi,… giúp người dùng dễ dàng tra cứu và sử dụng hơn.

Bên cạnh đó, Outlook còn hỗ trợ người dùng gửi mail đính kèm tập tin có dung lượng lớn kết hợp với Skype Drive, OneDrive đồng thời khôi phục Email đã bị xóa (trong khoảng thời gian và phạm vi cho phép) ngay cả khi bạn đã hoàn tất thao tác xóa Email đó trong thùng rác của mình.

Khả năng bảo mật và chống spam cao

Phần mềm Outlook cung cấp tính năng chống spam cao với thao tác chặn Email theo tên miền hoặc địa chỉ cụ thể. Khởi tạo địa chỉ email chỉ dùng một lần (áp dụng cho các hoạt động gửi mail một lần hoặc Email Marketing) nhờ vậy người dùng có thể tránh khỏi các bộ máy spam mail. Ngoài ra, với phần mềm Outlook, bạn có thể tạo, xóa và thay đổi các địa chỉ mail hoặc đăng nhập bằng mật khẩu tạm thời một cách dễ dàng.

Đa dạng kết nối

Như đã nó ở trên, Outlook có thể dễ dàng tích hợp với các trang mạng xã hội đang chiếm ưu thế hiện nay như Facebook, Twitter hay LinkedIn… Người dùng vừa có thể thoải mái lướt các kênh mạng xã hội này vừa check, xử lý các mail của mình. Ngoài ra, Outlook còn cho phép sử dụng HTML và CSS. Nhờ đó, người dùng có thể thỏa sức sáng tạo để làm cho bức thư của mình thêm sinh động hơn khi có thể soạn thảo theo chế độ HTML. Phân loại thư đến, lọc thư của doanh nghiệp/thư riêng của cá nhân.

Nhược điểm của Outlook là gì?

– Microsoft Outlook không phải là một công cụ miễn phí, để sử dụng Outlook, bạn sẽ phải mua phiên bản hoàn chỉnh hoặc trả cước để sử dụng khi có nhu cầu.

– Hiệu suất trong Outlook sẽ giảm xuống nếu các thư mục hộp thư đến, lịch, tác vụ, thư đã gửi và xoá chứa nhiều mục.

– Việc sử dụng chế độ đệm ẩn Exchange hoặc một dữ liệu Outlook (.pst), có thể xuất hiện các vấn đề về hiệu năng khi bạn thực hiện các tác vụ.

Cách cài đặt Microsoft Outlook trên thiết bị của bạn

Outlook là phần mềm được phát triển bởi nhà sản xuất Microsoft nên thông thường nó sẽ được cập nhật và cài đặt mặc định khi bạn dùng hệ điều hành của nhà sản xuất này.

Để kiểm tra xem máy tính của bạn có được tích hợp Outlook chưa bạn có thể thực hiện bằng cách tìm kiếm cụm từ Outlook trong thanh tìm kiếm trong menu Start của hệ điều hành Window. Còn với hệ điều hành Mac, bạn có thể tìm Outlook tại mục Finder trên thanh Sidebar ngay phía dưới Application.

Trong trường hợp Outlook vẫn chưa được cài đặt trên thiết bị của bạn thì bạn có thể cài phiên bản mới nhất của Microsoft Outlook với Office 365. Tuy nhiên đây là một dịch vụ đăng ký có trả phí hàng tháng nên nếu việc thanh toán hàng tháng đối với bạn không phải là một vấn đề lớn thì bạn có thể cân nhắc mua Microsoft Outlook hoàn toàn.

Sau khi đã cài Outlook về máy, bước tiếp theo bạn cần làm chính là thiết lập tài khoản Outlook của bạn để có thể nhận và gửi email, sử dụng lịch, tạo danh bạ cũng như làm việc với các tác vụ Outlook. Lúc này, bạn sẽ được yêu cầu cung cấp tên, địa chỉ email và mật khẩu của mình. Thông thường chỉ cần như vậy là đủ nhưng nếu quá trình thiết lập tự động không thành công, Outlook có thể yêu cầu bạn cung cấp thêm một số thông tin, như tên máy chủ thư của bạn. Trong trường hợp bạn không có thông tin đó thì nhà cung cấp email của bạn có thể cho bạn biết những chi tiết này.

Tóm lại: Outlook là một phần mềm quản lý thông tin cá nhân, đặc biệt là quản lý mail hiệu quả, giúp người dùng tiết kiệm được thời gian, công sức khi làm việc. Từ đó, nâng cao năng suất làm việc hơn. Các tính năng nâng cao của Outlook cũng được phát triển sao cho phù hợp với nhu cầu và thị hiếu người dùng hiện nay. Nếu bạn là một người thường xuyên phải sử dụng Mail, mỗi ngày thức dậy đều phải dành cả buổi sáng để mày mò check mail thì Outlook mail thực sự là một phần mềm hữu ích dành cho bạn.

Đến đây mình cũng xin được tạm dừng những chia sẻ về Outlook, mong rằng qua đây có thể giúp các bạn hiểu rõ Outlook là gì cũng như những tiện ích mà nó mang đến cho người sử dụng. Hẹn gặp lại các bạn trong các bài viết tiếp theo của mình nhé!

Bình luận